Skal du planlegge det neste halvåret med teamet, legge ny strategi for hele bedriften eller bare ha en en sosial samling? Å planlegge en konferanse kan for mange være både skummelt og utfordrende. Vi har samlet 15 punkter som kan fungere som en sjekkliste for å oppnå en vellykket konferanse.
1. Sett en dato for arrangementet
Pass på at arrangementet ikke krasjer med konkurrerende eller et lignende arrangement. Unngå å planlegge inn et arrangement i de periodene folk flest har ferie.
2. Finn et passende lokale
Lokalet må stemme overens med antall deltakere, samt den type aktiviteter du har planlagt.
3. Send ut invitasjoner
Så fort dato for arrangementet og lokale er i boks kan du sende ut invitasjoner.
4. Planlegging
Opprett en arrangementskomité og fordel ansvar og oppgaver. Sett opp detaljerte sjekklister med tydelige deadlines. Den siste tiden bør du ha tett kontakt og oppfølging med konferansestedet og eventuelle leverandører. Sjekk gjerne en gang ekstra at alt du har bestilt er på plass til rett tid.
5. Book foredragsholder/underholdning
Dersom du skal booke en foredragsholder eller annen underholdning må du huske å ta hensyn til målgruppen din, arrangementets tema og hvilket formål arrangementet har.
6. Sett opp program for dagen
Husk å sette av godt med tid til pauser under arrangementet, slik at deltakerne får mulighet til å snakke sammen. Blir programmet for tett kan deltakerne bli slitne og miste konsentrasjonen.
7. Send ut program og instruksjoner
Send ut programmet i forkant av arrangementet. Du bør også gi praktiske informasjon som for eksempel parkeringsmuligheter, hvilken kleskode som gjelder og alt annet som er viktig og bra å vite på forhånd.
8. Trykksaker
Et gjennomført design på all kommunikasjon gir inntrykk av en profesjonell arrangør. Husk å bestill alle trykksaker i god tid!
9. Dobbeltsjekk at det tekniske utstyret vil være på plass
Tekniske utfordringer er noe du helst vil unngå på arrangementet. Derfor bør du forsikre deg om at det tekniske utstyret både du og dine foredragsholdere/underholdere trenger er på plass.
10. Bekreft gjestelisten og forespørsler om mat
Hold lederen av lokalet oppdatert på hvor mange gjester som kommer på arrangementet, og hvor mange personer det skal lages mat til. Husk å informere om eventuelle allergier.
11. Gå gjennom lokalene rett før arrangement
Dagen før arrangementet er det viktig at forsikrer deg om at lokalene er organisert på en tilfredsstillende måte. Det er også viktig at du tar deg tid til å sjekke at det tekniske utstyret fungerer.
12. Arrangementsdagen
Under arrangementet vil du sikkert trenge hjelp til å håndtere ulike kriser, samt unngå forsinkelser i tidsplanen. Sørg for å ha noen nøkkelpersoner som er lett tilgjengelige.
13. Hold tidene
Forsøk så langt det er mulig å holde tidene, skap flyt i aktivitetene og unngå forsinkelser i tidsskjemaet.
14. Ha det gøy!
Nyt og se hvordan hardt arbeid lønner seg.
15. Evaluering
Gi deltakerne et skjema som de fyller ut og leverer ved avreise eller på mail i etterkant av arrangement. Det er alltid noe som kan forbedres, så derfor er det viktig med en evaluering – spesielt med tanke på neste arrangement.
Med disse tipsene i bakhodet skal alt være klart for en vellykket konferanse. Strawberry tilbyr konferansefasiliteter over hele Norden, og vi har lokaler for alle konferanser, fra små konferanser til konferansesaler med plass til flere tusen. Se på mulighetene, og planlegg din neste konferanse i dag!
