Konferanse- og eventplanlegging
Konferanseplanlegging med Clarion Hotel®: Ekspertens tips til hva som er avgjørende
Uansett om det dreier seg om et mindre internt kick-off eller en stor konferanse med tusenvis av deltakere, er det sjelden programmet alene som avgjør om arrangementet blir en suksess. Som regel er det de små detaljene som bestemmer helhetsopplevelsen – fra første inntrykk til siste punkt på planen.
Hva dette betyr i praksis, vet Stine Svendsen bedre enn de fleste. Som prosjektansvarlig for Campus, Elkjøp Nordic sitt omfattende interne opplæringsprogram og Nordens største teknologimesse, har hun i mange år planlagt og gjennomført store og komplekse samlinger for ansatte på tvers av hele Norden – med Clarion Hotel® som fast samarbeidspartner, år etter år.
«Det er de små grepene som avgjør om deltakerne reiser hjem inspirert eller frustrert», forteller hun.
Et opplæringsprogram i stor skala
Elkjøp Nordic driver over 400 butikker på tvers av Norden, under navnene Elkjøp i Norge, Elgiganten i Sverige og Elgiganten i Danmark, samt Gigantti i Finland. Med et sortiment som stadig fornyes, og medarbeidere spredt over hele regionen, er behovet for strukturert produktopplæring i stor skala betydelig.
Campus er ett av svarene. Det fire uker lange programmet samler hvert år tusenvis av medarbeidere til produktopplæring, klasseromsundervisning, konferanser og en stor intern teknologimesse – alt med mål om å styrke både kompetanse og felles kultur.
I mer enn et tiår har Campus hatt base i The Qube, et stort konferansesenter og et av de mest etablerte i sitt slag i Norden. Sammen har Elkjøp Nordic og Clarion Hotel® Oslo Airport utviklet en ramme som kan håndtere et arrangement med akkurat denne størrelsen og kompleksiteten.
Hvorfor langsiktige samarbeid betyr noe
Svendsen har hatt ansvaret for Campus i mange år. Med over ti år i Elkjøp Nordic, og bakgrunn fra reise- og hotellbransjen, vet hun hvor arrangementer ofte begynner å glippe – og hva som skal til for at de fungerer.
At Campus har blitt arrangert hos Clarion Hotel® i så mange år, er ingen tilfeldighet.
Slik hun beskriver det, er samarbeidet bygget på kontinuitet og gjensidig tillit. Teamet vet hva de kan forvente i det praktiske, samtidig som de blir utfordret med nye idéer og forbedringer år etter år. Det er nettopp denne balansen som gjør at fokuset kan ligge på innholdet og deltakerne – i stedet for på logistikken.
Å gjennomføre Campus er en stor operasjon. Flere aktiviteter og grupper går parallelt, på store arealer og med høye tekniske krav. Da må arrangementsstedet være både pålitelig og enkelt å samarbeide med.
«Det er et samarbeid som har blitt stadig sterkere med årene. Jeg vet at jeg kan stole på at alt fungerer – samtidig som de utfordrer oss med nye idéer», sier hun.
Hva kjennetegner en god konferansedag?
Ifølge Svendsen er det aldri agendaen alene som avgjør om konferansen blir vellykket. Ofte er det de mest grunnleggende elementene – og nettopp de man lettest undervurderer – som blir det deltakerne husker best:
En god start på dagen
Kaffe, ferskpresset juice og omelett på bestilling.
Teknikk som fungerer
Ingen mikrofoner som svikter eller skjermer som ikke vil opp.
Pauser og mat som gir energi
Nok tid til å mingle, buffeten alltid fylt opp og meny tilpasset ulike behov.
Variasjon gjennom dagen
Korte foredrag, workshops og rullering holder energien oppe.
Komfort etter en lang dag
Gode rom og en seng som gir energi til neste dag.
«Du kan ha de beste foredragsholderne i verden, men hvis komforten og maten ikke innfrir forventningene, er det det folk husker», utdyper hun.
Hvorfor Clarion Hotel® skiller seg ut
På spørsmål om hva som gjør Clarion Hotel® til et pålitelig valg for store arrangementer, trekker Svendsen frem fire faktorer spesielt:
1. Stabilt team med erfaring
Å jobbe med de samme menneskene år etter år skaper trygghet, samtidig som nye krefter bidrar med friske perspektiver.
2. Fleksibilitet ned til detaljnivå
Menyene tilpasses et nordisk publikum, forventningene til kvalitet er tydelige, og gjennomføringen er stabil – også når presset er høyt.
3. Profesjonell sparring
I stedet for bare å si ja til alt, utfordrer de antakelsene våre og bidrar aktivt til programflyt, pauser og oppsett i lokalene.
4. Kapasitet og kunnskap
Arrangementer som Campus krever god plass og logistisk kompetanse – noe som er helt avgjørende når tusenvis av deltakere er involvert.
Slik unngår du de vanligste fallgruvene
Svendsen har selv deltatt på utallige konferanser gjennom årene, og har sett de samme feilene gjenta seg gang på gang.
Tekniske problemer topper listen. Få ting forstyrrer publikum raskere enn en foredragsholder som står på mute foran hundrevis av mennesker, eller en presentasjon som nekter å laste. Frustrasjonen sprer seg raskt og flytter oppmerksomheten bort fra innholdet.
Overfylte programmer, for få pauser og mat som ikke er tilpasset deltakernes behov, er andre gjengangere. Når folk er trøtte eller sultne, blir det nesten umulig å holde på både læring og engasjement.
4 grunnprinsipper i planleggingen
Med utgangspunkt i erfaringene sine trekker Svendsen frem noen grunnprinsipper som er viktige når man planlegger konferanser og jobbsamlinger:
- Vær tydelig på formålet. Teambuilding krever noe annet enn en strategisamling.
- Kjenn målgruppen. Hvem er deltakerne, og hva er relevant for dem?
- Planlegg gode pauser. De er viktige både sosialt og faglig.
- Ta eierskap selv. Involver ansatte og samarbeid tett med hotellet.
Når disse grunnleggende tingene er på plass, øker sjansen betydelig for å skape et arrangement deltakerne faktisk får utbytte av.
Messe- og konferansesentre i Norden
Din visjon. Våre lokaler. Merkbar effekt
Arranger messer og konferanser for 300+ deltakere med fleksible oppsett, pålitelig teknologi og erfarne event-team. Finn den rette destinasjonen og planlegg et sømløst arrangement.
Konferanser og møter
Enkel og rask booking online
Det har aldri vært enklere å booke et møterom eller en konferanse. Du er bare noen klikk unna.
Den opprinnelige artikkelen ble produsert av Schibsted Partnerstudio som annonseinnhold for Clarion Hotel®, og ble først publisert på norsk av E24 i 2025. Les originalartikkelen her. Denne versjonen er redigert og tilpasset for publisering på www.strawberry.no
